Tal y como establece el Estatuto de los Trabajadores, la empresa deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora. Por tanto, podemos afirmar que siempre y cuando conste la hora de entrada y salida y el nombre del trabajador ya tenemos un registro de jornada.

La Inspección de Trabajo, exige, como ya lo hizo en su día, que el sistema o soporte no pueda ser fácilmente manipulable. Ante estos “no requisitos formales” voy a ir enunciando los sistemas más comunes y sus puntos a favor y en contra.

Registro en Papel

Probablemente será el más usado en empresas pequeñas que no quieran asumir ningún coste extra. Es perfectamente legal el uso de plantillas en papel donde el trabajador diariamente apunte junto a la fecha correspondiente su hora de entrada y salida.

Ventajas:

• Coste 0
• Facilidad de acreditación en sede judicial o Inspección.

Inconvenientes:

• La gestión documental, sobre todo si tenemos en cuenta que tendremos que guardar las hojas mensuales de 4 años por cada trabajador.
• La posibilidad de extravío y pérdida de la documentación en papel.

Máquinas de fichaje con tarjeta o pin

Hasta la fecha uno de los sistemas más utilizados en grandes empresas hasta la aparición de los sistemas de registro por dispositivo móvil o huella dactilar.

Ventajas:

• La automatización de la gestión documental.
• Acreditación en sede judicial o Inspección del registro de jornada.

Inconvenientes:

• Inversión necesaria por cada centro
• El posible fraude en el uso de la tarjeta magnética, fichando un trabajador por otro, sin que sea fácil su detección.

Sistemas de Registro Mediante dispositivo móvil, Tablet o PC

Es el sistema más novedoso de los anteriormente citados.

Ventajas:

• Su uso es independiente
• Bajo coste, sin necesidad de comprar nuevos dispositivos de tarjeta o pin
• Automatización de la gestión documental, al ir creando una base de datos digital.
• Realización automatizada de los informes correspondientes para Inspección, representantes de trabajadores o requerimientos judiciales.
• Si se ficha en móvil de empresa, pc o Tablet usados como máquinas de tarjeta el dispositivo sigue siendo propiedad del empleador.

Inconvenientes:

• En los móviles si se activa la geolocalización debe estar limitada exclusivamente al momento de entrada y salida.
• Necesidad de cláusulas informativas del uso de la geolocalización.