Nuevos cambios en la facturación: sistemas informáticos de facturación y factura electrónica
En los próximos meses se producirán cambios relevantes en la forma en que empresas y profesionales deberán emitir y gestionar sus facturas.
Las principales novedades afectan a dos obligaciones diferentes, aunque relacionadas entre sí:
- La adaptación de los sistemas informáticos de facturación (SIF) a los nuevos requisitos legales, incluyendo la posibilidad de utilizar sistemas Verifactu.
- La futura obligación de utilizar factura electrónica en las operaciones entre empresas y profesionales (B2B).
A continuación, resumimos los aspectos más importantes que debe conocer.
- NUEVOS REQUISITOS PARA LOS SISTEMAS INFORMÁTICOS DE FACTURACIÓN
A partir de 2027, las empresas y profesionales que emitan sus facturas mediante un sistema informático de facturación deberán utilizar un sistema que cumpla los requisitos establecidos legalmente.
Los programas de facturación deberán contar con una declaración responsable del proveedor del software que acredite el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa.
Esta obligación afecta, con carácter general, a las facturas emitidas mediante estos sistemas, tanto si se dirigen a empresas y profesionales como a particulares, y tanto si se trata de facturas completas como simplificadas.
¿Cuándo será obligatorio?
Con carácter general, los sistemas informáticos de facturación deberán estar adaptados a partir del 1 de enero de 2027.
Para los empresarios y profesionales personas físicas y entidades en atribución de rentas, como las comunidades de bienes, que desarrollen actividades económicas cuyos rendimientos tributen en el IRPF, la adaptación está prevista a partir del 1 de julio de 2027.
Estos plazos deberán ser objeto de seguimiento ante posibles modificaciones o nuevas prórrogas.
- ¿VERIFACTU O «NO VERIFACTU»?
No se debe confundir la obligación de emisión de facturas mediante sistemas informáticos de facturación homologados, con la remisión inmediata de estas facturas a la AEAT (que es propiamente hablando el sistema VERIFACTU). La normativa permite optar, en términos generales, entre dos modalidades de funcionamiento:
Opción 1: Sistema Verifactu
En este sistema, cada vez que se emite una factura se genera el correspondiente registro de facturación y se remite electrónicamente a la Agencia Tributaria.
Opción 2: Sistema «no Verifactu»
También será posible utilizar un sistema que no remita automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria.
No obstante, estos sistemas deberán cumplir requisitos técnicos adicionales destinados a garantizar la integridad, conservación e inalterabilidad de los registros, incluyendo, entre otros aspectos, la firma electrónica de los registros.
¿Qué opción es mejor?
La elección dependerá de las circunstancias concretas de cada empresa o profesional.
Desde el despacho recomendamos no esperar al último momento para analizar qué sistema resulta más adecuado, especialmente en aquellos casos en los que sea necesario adaptar el programa de facturación, cambiar de proveedor o modificar los procedimientos internos de emisión y gestión de facturas.
- LA FUTURA FACTURA ELECTRÓNICA ENTRE EMPRESAS Y PROFESIONALES
Esta obligación es diferente de Verifactu. La normativa prevé que las empresas y profesionales deban utilizar factura electrónica cuando realicen operaciones con otros empresarios o profesionales que tengan en España su sede de actividad económica, establecimiento permanente, domicilio o residencia habitual.
Por tanto, la futura factura electrónica afectará fundamentalmente a las operaciones B2B (empresa a empresa o profesional a profesional).
Asimismo, existen determinadas excepciones relacionadas con las facturas simplificadas, en los términos previstos en la normativa.
- EL PDF ENVIADO POR CORREO ELECTRÓNICO YA NO SERÁ SUFICIENTE
Una de las cuestiones más importantes es que, cuando la factura electrónica sea obligatoria, no bastará con enviar una factura en PDF por correo electrónico, como sucede actualmente en muchas relaciones comerciales.
Las facturas electrónicas deberán cumplir los requisitos técnicos establecidos y emitirse a través de los sistemas y plataformas habilitados al efecto. Además, los destinatarios deberán informar sobre el estado de las facturas, indicando, según corresponda, si han sido:
- Aceptadas.
- Rechazadas.
- Pagadas.
Esta información tendrá también implicaciones en materia de control de los plazos de pago.
- ¿CUÁNDO SERÁ OBLIGATORIA LA FACTURA ELECTRÓNICA?
La entrada en vigor de esta obligación está condicionada todavía al desarrollo reglamentario necesario para poner en funcionamiento la solución pública de facturación electrónica.
Una vez aprobada la correspondiente orden ministerial:
- Para las empresas y profesionales con una facturación anual superior a 8 millones de euros, la obligación será aplicable transcurrido un año.
- Para el resto de empresas y profesionales, será aplicable transcurridos dos años.
- Para determinados empresarios y profesionales personas físicas con una facturación inferior a 8 millones de euros, la obligación de informar sobre el estado de las facturas tendrá un plazo específico de tres años.
De acuerdo con las previsiones actualmente disponibles, es posible que las empresas con una cifra de negocios superior a 8 millones de euros deban comenzar a utilizar la factura electrónica a finales de 2027, mientras que para el resto de empresas y profesionales la obligación podría extenderse a finales de 2028. El motivo es que ya se ha hecho público el proyecto de Orden Ministerial cuya publicación en el BOE pondrá en marcha el contador de los citados plazos.
- ¿QUÉ DEBEN HACER AHORA LAS EMPRESAS Y PROFESIONALES?
Aunque parte de estas obligaciones todavía no haya entrado en vigor, recomendamos comenzar a preparar la adaptación con suficiente antelación.
En particular, aconsejamos:
- Revisar el programa de facturación utilizado actualmente.
- Confirmar si el software será compatible con Verifactu.
- Revisar los procedimientos internos de facturación.
- Analizar las relaciones comerciales B2B.
- No esperar a la entrada en vigor para iniciar la adaptación de los sistemas internos.
CONCLUSIÓN
Nos encontramos ante una transformación relevante del sistema de facturación en España.
Verifactu y la factura electrónica B2B no son la misma obligación y tienen ámbitos de aplicación, requisitos técnicos y calendarios diferentes. No obstante, ambas modificaciones afectarán de forma significativa a la gestión administrativa y contable de muchas empresas y profesionales.
Desde Deyfin-ETL realizaremos un seguimiento de la evolución normativa y de los plazos definitivos y les informaremos de las novedades que puedan afectar a su empresa o actividad profesional.
Asimismo, recomendamos a nuestros clientes que revisen con antelación su sistema actual de facturación y consulten con su proveedor tecnológico si el programa utilizado está preparado para cumplir con las nuevas exigencias.
Quedamos a su disposición para analizar su situación particular y ayudarle a planificar la adaptación de su sistema de facturación.
Gerente Dto. Fiscal / Contable
